DMAIC – Podróż do doskonałości
DMAIC to strukturalny, oparty na logice i danych cykl doskonalenia stosowany w Lean Six Sigma.
W moim dzisiejszym artykule przyjrzymy się bliżej każdej z tych faz, omawiając ich znaczenie, kroki do wykonania oraz narzędzia, które mogą być użyteczne na każdym etapie. Dzięki temu zrozumiesz, jak skutecznie wdrożyć DMAIC w swojej organizacji, aby osiągnąć lepsze wyniki i zwiększyć efektywność operacyjną.
DMAIC zawsze porównuję do podróży, w której naszym celem jest przedostać się z punktu A do punktu B.
„Punkt A” określam mianem „stan obecny” i oznacza miejsce, w którym obecnie się znajduję.
„Punkt B” określam mianem „stanu docelowego” i oznacza miejsce, w którym chcę się znaleźć.
DMAIC pomaga nam w logicznym i schematycznym myśleniu, w którym każdy problem opisujemy, mierzymy jego skalę, analizujemy co jest do poprawy, planujemy poprawę, wdrażamy akcje korygujące i na końcu sprawdzamy, czy to co zrobiliśmy ma sens.
DMAIC to akronim od pięciu kluczowych etapów:
- Definiowanie (Define),
- Mierzenie (Measure),
- Analizowanie (Analyze),
- Implementacja (Improve),
- Kontrolowanie (Control).
Każdy z tych etapów odgrywa istotną rolę w identyfikacji, analizie i doskonaleniu procesów produkcyjnych, transakcyjnych i biznesowych.
DMAIC Używamy do:
- Doskonalenia istniejących procesów, produktów lub usług,
- Redukcji/eliminacji defektów/odpadów,
- Osiągania stopniowych usprawnień,
- Zwiększania satysfakcji klientów.
Faza 1: DEFINE (Definicja)
Cel fazy DEFINICJI:
Zdefiniowanie problemu, stanu docelowego (celu), zespołu i wymagań klienta.
Pamiętaj, że dobrze zdefiniowany problem to połowa sukcesu!
W tej fazie odpowiadamy na pytania:
- Co chcemy osiągnąć?
- Jaki problem chcemy rozwiązać?
- Jaki jest zakres i cel naszego projektu?
- Jak wygląda stan docelowy? Jakie są wymagania klienta?
- Kto będzie z nami pracował nad rozwizązaniem problemu?
- Do kiedy chcemy osiągnąć zakładany cel?
Krok 1: Określ stan docelowy, czyli co jest celem projektu.
⚠ Co robimy w tej fazie?
1️⃣ Definiujemy problem, jaki chcemy rozwiązać.
2️⃣ Opisujemy, jaki jest cel i zakres naszego projektu (co jest w zakresie i co jest poza zakresem).
3️⃣ Opisujemy metryki (“Y”), które będziemy mierzyć w trakcie trwania projektu.
4️⃣ Identyfikujemy interesariuszy, klientów, użytkowników, powołujemy zespół projektowy.
5️⃣ Planujemy budżet i ramy czasowe projektu.
6️⃣ Poznajemy wymagania klientów (Voice of Customer / Business).
Narzędzia, których używamy w fazie Define:
Karta Projektu (opisanie problemu, benefitów, harmonogramu projektu)
Rejestr Interesariuszy (wypisanie wszystkich zainteresowanych)
Diagram SIPOC (zrozumienie składowych procesu i zależności pomiędzy)
Diagram Pareto lub inne grafy (pokazanie skali problemu)
Matryca CTQ (poznanie metryk krytycznych dla jakości)
Voice Of Customer (poznanie wymagań klientów / użytkowników)
Podsumowanie:
Kończąc fazę Definicji, musisz mieć całkowitą pewność, że został jasno określony stan docelowy, czyli gdzie się chcemy znaleźć po zakończeniu projektu? Jaki problem ma zostać rozwiązany? Do kiedy mają zostać wdrożone zmiany?
„Bez określonego CELU podróży, nie ma potrzeby wyjeżdżać na wycieczkę.”
Faza 2: MEASURE (Mierzenie)
Cel fazy MIERZENIA:
Sprawdzenie stanu obecnego, czyli gdzie jesteśmy teraz i jak duży mamy problem.
Skoro już wiemy gdzie chcemy się znaleźć (stan docelowy) to teraz musimy sobie zdać sprawę, gdzie jesteśmy – musimy ZMIERZYĆ stan obecny.
⚠ Co robimy w tej fazie?
1️⃣ Sprawdzamy #stan #obecny procesu / zakresu naszego projektu.
2️⃣ Chcemy się dowiedzieć co obecnie istnieje, a jeśli istnieje to w jakiej formie.
3️⃣ Sprawdzamy, czy posiadamy obecnie określone standardy, instrukcje, procedury, mapy procesu i czy są one aktualne.
4️⃣ Przeprowadzamy Gemba Walk – poznajemy i samodzielnie mapujemy proces.
5️⃣ Przeprowadzamy badanie wiedzy i świadomości pracowników
6️⃣ Sprawdzamy, czy mamy odpowiednie narzędzia i systemy pomiarowe w procesie, które działają poprawnie.
7️⃣ #Mierzymy, czy np. proces produkcyjny jest stabilny, powtarzalny i zgodny z wymaganiami.
Krok 2: Zmierz „stan obecny”, czyli gdzie jesteśmy i jak wielki problem mamy
Narzędzia używane w fazie Measure:
Plan zbierania danych: Trzeba zrobić plan, aby zebrać właściwe dane za pierwszym razem.
Gemba Walk: Poznajemy szczegółowo proces lub temat, który mamy później poprawić.
Wywiady, ankiety, testy wiedzy: Sprawdzamy wiedzę i opinie uczestników procesu.
Mapy procesu: Przedstawiamy graficznie cały proces i jego zależności w szczegółach.
Diagramy Pareto: Identyfikacja najważniejszych problemów na podstawie zasady 80/20.
Histogramy, Grafy: Używamy zarządzania wizualnego, aby lepiej zobrazować obecną sytuację.
Analiza systemu pomiarowego (MSA): Ocena dokładności i precyzji systemów pomiarowych.
Badanie stabilności procesu (SPC): Ocena stabilności naszego procesu
Podsumowanie:
Kończąc fazę mierzenia musisz mieć pewność, że znasz dany proces i jego zależności na wylot. Tylko kompletna wiedza pozwoli Ci przystąpić do fazy ANALIZY, w której Twoim zadaniem jest wskazanie prawdziwych przyczyn problemów, marnotrawstw i luk procesowych.
Faza Measure dostarcza niezbędnych danych do analizy problemów.
Faza 3: ANALYZE (Analiza)
Cel fazy ANALIZY:
Identyfikacja luk, marnotrawstw, błędów i miejsc do poprawy w procesie.
W tej fazie analizujemy problemy i tworzymy „listę rzeczy do poprawy”:
⚠ Co robimy w tej fazie?
1️⃣ Porównujemy stan obecny (z fazy #Measure) ze stanem docelowym (wymagania klienta, VoC, faza #Define) – identyfikujemy luki, które muszą zostać zamknięte, aby osiągnąć pożądany stan.
2️⃣ Analizujemy dane procesowe w celu poznania ich zależności, trendów, słabych miejsc w procesie, wąskich gardeł itd.
3️⃣ Wykorzystujemy statystyczne narzędzia analizy danych.
4️⃣ Badanie hipotez: H0 vs. HA – (testowanie hipotez pomaga potwierdzić lub odrzucić przypuszczenia dotyczące przyczyn problemów)
5️⃣ Mapujemy przepływ wartości (#ValueStreamMapping). Mapowanie to pomaga zrozumieć, jak wartość przepływa przez proces i gdzie występują marnotrawstwa.
6️⃣ Identyfikujemy luki i straty w procesie.
7️⃣ Identyfikujemy prawdziwe przyczyny powstania problemu (ang. #RootCause).
8️⃣ Tworzymy listę elementów do poprawy na podstawie przeprowadzonej analizy.
Krok 3: Przeanalizuj jaki jest dystans między „stanem obecnym” i „stanem docelowym”
Narzędzia używane w fazie:
Grafy i inne narzędzia stratyfikacji danych: #Pareto, histogram, wykresy prawdopodobieństwa, czasowe, punktowe.
Narzędzia analizy przyczyn problemów: #5Why, #Ishikawa, Identyfikacja Strat.
Mapa przepływu wartości: aby określić, które miejsca przynoszą wartość dodaną, a które jej nie przynoszą.
Testowanie hipotez: testy porównawcze (t-Test, p-Test), korelacja, regresja, #ANOVA.
Analiza #FMEA: ocena ryzyka i potencjalnych zdarzeń przyczynowo-skutkowych.
Podsumowanie:
Fazę Analyze musisz ukończyć z listą przyczyn problemów, marnotrawstw i wszystkich miejsc, które wymagają poprawy. To właśnie z tą listą przejdziesz do fazy Improve, w której Twoim zadaniem będzie wymyślenie i wdrożenie rozwiązań eliminujących te przyczyny problemów, marnotrawstwa i luki.
Faza 4: IMPROVE (Implementajca)
Cel fazy IMPLEMENTACJI:
Wdrożenie akcji korygujących, udoskonalenie procesu
W tej fazie wdrażamy realne zmiany, które mają wyeliminować problem.
⚠ Co robimy w fazie Improve?
1️⃣ Szukamy istniejących rozwiązań, które mogą być odpowiedzią na nasze problemy. Używamy tzw.: Benchmarking.
2️⃣ Robimy burzę mózgów z zespołem w celu wymyślenia jak największej ilości pomysłów, które potencjalnie rozwiążą problem.
3️⃣ Wybieramy najlepsze pomysły i priorytetyzujemy pracę.
4️⃣ Tworzymy plan akcji i przypisujemy odpowiedzialności.
5️⃣ Komunikujemy zmiany w danym obszarze jak i całej firmie.
6️⃣ Wdrażamy zmiany!
Krok 4: Zaplanuj akcje i wdrażaj działania korygujące. Ścigaj stan docelowy.
Narzędzia używane w fazie Improve:
Planowanie projektu: Używamy narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Gantt Chart, Plan Akcji.
Spis pomysłów: Burza mózgów, benchmarking, ankiety pracownicze, technika 6-3-5, …
Wybór rozwiązań: Matryca decyzyjna, matryca priorytetyzacji, …
Analiza ryzyka: Przeprowadzamy analizę ryzyka, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia i opracować plany awaryjne.
Podsumowanie:
Kończąc fazę implementacji, musisz mieć pewność, że wszystkie możliwe akcje w celu poprawy problemu, redukcji marnotrawstwa lub luk procesowych zostały podjęte i wprowadzone. Tylko wtedy możesz przejść do fazy Control, w której Twoim zadaniem będzie sprawdzenie i utrzymanie osiągniętych usprawnień i zapobieganie powrotowi problemów.
Faza 5: CONTROL (Kontrola)
Cel fazy KONTROLI:
Kontrola skuteczności wdrożonych akcji i zaktualizować dokumentację.
W tej fazie sprawdzamy, czy nasze wdrożone akcje przyniosły wartość i standaryzujemy je.
⚠ Co robimy w fazie Control?
1️⃣ Monitorujemy kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), aby upewnić się, że wprowadzone zmiany przynoszą oczekiwane rezultaty.
2️⃣ Aktualizujemy dokumentację, która będzie używana do utrzymania nowych procesów. (Procedury, Instrukcje Pracy, SOP, Mapy Procesów, …)
3️⃣ Przeprowadzamy szkolenia dla pracowników, aby zapewnić, że wszyscy są zaznajomieni z nowymi procedurami.
4️⃣ Wdrażamy systemy monitorowania i raportowania, które pozwolą na szybkie wykrycie i reakcję na wszelkie odchylenia od normy.
5️⃣ Regularnie przeglądamy i aktualizujemy procesy, aby zapewnić ich ciągłe doskonalenie.
Krok 5: Sprawdź, czy wdrożone działania doprowadziły Cię dokładnie tam, gdzie chcesz być.
Narzędzia używane w fazie Control:
Karty kontrolne: Używamy kart kontrolnych do monitorowania stabilności procesów.
Audyty wewnętrzne: Regularne audyty pomagają w identyfikacji obszarów wymagających poprawy.
Skuteczność akcji: Wykorzystujemy narzędzia użyte w fazie pomiarów w celu porównania wyników PRZED/PO
Dokumentacja: Istrukcje, procedury, standard 5S, plan kontroli, mapy procesu
Komunikacja: Plan komunikacji, szkolenie pracowników
Podsumowanie:
Kończąc fazę kontroli, musisz mieć pewność, że wszystkie wprowadzone usprawnienia są trwałe i że istnieją mechanizmy zapobiegające powrotowi problemów.
Zakończenie
Metoda DMAIC to potężne narzędzie, które może znacząco poprawić efektywność i jakość procesów w każdej organizacji. Przez dokładne zrozumienie i wdrożenie etapów Definiowania, Mierzenia, Analizowania, Doskonalenia i Kontrolowania, możemy osiągnąć trwałe i mierzalne rezultaty.
Mam nadzieję, że ten artykuł dostarczył Ci wielu wartościowych informacji!
KAIZEN to ciągłe doskonalenie i podróż do doskonałości, do której Cię serdecznie zachęcam.
Doskonałość to konstrukt, nie da się jej osiągnąć, ale to nie oznacza, że nie mamy do niej dążyć 🙂
DMAIC każdego dnia pomaga nam zmieniać świat na lepsze, a jeśli nie świat to przynajmniej procesy, produkty i usługi, które na ten świat wypuszczamy.
Miej dzisiaj wspaniały dzień
Łukasz Jenczura – Konsultant Biznesowo-Procesowy, Trener
Jeśli chcesz być na bieżąco z kolejnymi publikacjami na temat KAIZEN, zarządzania procesami i doskonałością w biznesie, zapraszam do śledzenia mojego profilu na LinkedIn i YouTube.
Regularnie dzielę się wiedzą, doświadczeniami i najlepszymi praktykami, które pomogą Ci osiągnąć sukces w życiu zawodowym i prywatnym.
