„Nie rób ze mnie dziecka!”
Słyszałeś kiedyś to zdanie w pracy? Albo jeszcze lepiej: „Nie potrzebuję żadnej instrukcji, wiem, jak to się robi”, czy „przecież to oczywiste, masz mnie za głupka?”. A potem ten sam człowiek dzwoni po trzech dniach, bo nie wie, jak uruchomić nowy skaner albo wysłać kosztorys.
Zauważyłem, że część właścicieli i dyrektorów czuje się wręcz obrażona, kiedy ktoś proponuje im procedurę albo instrukcję, jakby to był atak na ich doświadczenie i sugestia, że są niekompetentni. Tymczasem procedura to nie wymysł ani utrapienie. To po prostu sposób na to, żeby nie wymyślać koła na nowo każdego dnia.
I wiesz, co jest w tym wszystkim najbardziej kosztowne? Ci sami ludzie, którzy gardzą instrukcjami, później narzekają, że ich zespół nie robi tak, jak trzeba. A prawda jest taka, że to nie ludzie są problemem. Problemem jest brak standardu.
Bo brak procedur w firmie oznacza, że każdy działa według własnej wersji procesu. Nie ma jednego uzgodnionego sposobu działania, nie ma jasnej odpowiedzialności, nie ma powtarzalności. A bez powtarzalności nie ma żadnej realnej kontroli operacyjnej, bo nie da się kontrolować czegoś, co za każdym razem wygląda inaczej.
Instrukcja nie odbiera wolności, ale daje czas i spokój. Dzięki niej nie musisz zastanawiać się, jak coś zrobić, tylko możesz zrobić to dobrze od razu.
Standaryzacja procesów jest fundamentem efektywnego zarządzania.
Jedni traktują procedury jak wsparcie systemu, drudzy jak obrazę majestatu. Warto więc zadać sobie szczere pytanie: czy w Twojej firmie ego nie kosztuje więcej niż błędy?
Brak procedur to brak spisanego, uzgodnionego standardu działania w kluczowych procesach firmy. W praktyce prowadzi to do chaosu organizacyjnego, w którym nikt nie jest pewien, jak coś powinno wyglądać, oraz do przeciążenia właściciela decyzjami, bo skoro nie ma zasady, to każdy przypadek trafia z powrotem na górę. Do tego dochodzą błędy wynikające z niejasnych reguł oraz rosnąca trudność w skalowaniu firmy, bo nie da się powielić czegoś, co istnieje wyłącznie w głowach kilku osób.
Standaryzacja zwiększa przewidywalność wyników, bo ten sam proces daje ten sam efekt niezależnie od tego, kto go wykonuje. Skraca czas wdrożenia nowych pracowników, ponieważ nie uczą się firmy z opowieści kolегów, tylko z jasnego wzorca. Ogranicza ryzyko operacyjne i buduje realną kontrolę nad firmą. Bez standardu firma działa reaktywnie, gasząc pojedyncze zdarzenia. Ze standardem zaczyna działać systemowo, a to jest różnica między firmą prowadzoną a firmą, która ciągnie właściciela za sobą.
Nie pisz od razu księgi procedur. Wybierz jeden proces, który najczęściej wraca do Ciebie z pytaniami albo najczęściej idzie źle, i spisz go w kilku prostych krokach, tak jak faktycznie powinien wyglądać. Jedna kartka, jeden proces. Potem daj ją zespołowi i popraw po pierwszym użyciu. Standaryzacja zaczyna się od jednego dobrze opisanego kroku, nie od wielkiego systemu.
Brak standardów to jedna z głównych przyczyn, dla których właściciel staje się wąskim gardłem firmy, i jeden z filarów tego, jak sprawić, żeby firma działała bez właściciela. Procedury idą też w parze z porządkiem w strukturze, o którym piszę w tekście o tym, ile osób powinno podlegać jednemu szefowi.
To brak spisanego, uzgodnionego standardu działania w kluczowych procesach. W efekcie każdy pracuje według własnej wersji, nie ma powtarzalności ani jasnej odpowiedzialności.
Chaos organizacyjny, przeciążenie właściciela decyzjami, błędy z niejasnych zasad oraz trudność w skalowaniu firmy, bo nie da się powielić procesu istniejącego tylko w głowach ludzi.
Od jednego procesu, który najczęściej sprawia problemy. Spisz go w kilku prostych krokach, przekaż zespołowi i popraw po pierwszym użyciu. Jedna kartka na jeden proces wystarczy na start.
Podczas bezpłatnej diagnozy operacyjnej pokazuję, które procesy najbardziej potrzebują standardu i od którego zacząć, żeby firma działała powtarzalnie. Bez zobowiązań.
